Virtueel kantoor: alles wat u moet weten
Een virtueel kantoor geeft u een professioneel Nederlands bedrijfsadres met postservice, zonder de kosten van een eigen kantoor. In deze gids leest u wat een virtueel kantoor is, wat het kost, voor wie het geschikt is en waar u op let bij het kiezen van een aanbieder.
Maandelijks contract
€50 per maand
Prijs excl. btw
Halfjaarlijks contract
€50 €45 per maand
Prijs excl. btw
Jaarlijks contract
€50 €40 per maand
Prijs excl. btw
Wat is een virtueel kantoor?
Een virtueel kantoor is een zakelijk adres met bijbehorende diensten, zonder dat u er zelf een werkplek huurt. U gebruikt het adres voor uw KvK-inschrijving, uw website, uw facturen en uw post. U werkt gewoon vanuit huis of onderweg, terwijl uw bedrijf naar buiten toe een professioneel adres heeft. Zo combineert u lage kosten met een zakelijke uitstraling.
Het adres is een echt, fysiek adres waar uw post binnenkomt en verwerkt wordt. Dat is een belangrijk verschil met een postbus: een postbus is alleen een afhaalpunt en mag niet dienen als vestigingsadres. Een virtueel kantoor mag dat wel, mits de eigenaar daarvoor toestemming geeft. Voor veel ondernemers is dit de eerste stap naar een professionele bedrijfsvoering: geen huurcontract voor kantoorruimte, maar wel een volwaardig zakelijk adres en de zekerheid dat uw woonadres niet overal zichtbaar is.
Wat krijgt u bij een virtueel kantoor?
De basis is altijd een zakelijk adres dat u mag gebruiken voor uw inschrijving en uw communicatie. Daarnaast horen er meestal diensten bij. Uw post wordt ontvangen, gesorteerd en doorgestuurd, of gescand en digitaal aangeleverd zodat u er direct bij kunt. Bij veel aanbieders kunt u vergaderruimte reserveren op het moment dat u klanten wilt ontvangen. Soms is er ook een telefoonservice, zodat uw bedrijf altijd bereikbaar is.
U kiest zelf welk pakket bij uw situatie past. Start u klein, dan is een adres met postservice vaak genoeg. Groeit uw bedrijf, dan breidt u eenvoudig uit met extra diensten. Zo betaalt u alleen voor wat u echt gebruikt. Wilt u vooral post ontvangen op een zakelijk adres, bekijk dan ook onze pagina over een zakelijk postadres.
Voor wie is een virtueel kantoor geschikt?
Een virtueel kantoor past bij veel soorten ondernemers. Starters en zzp’ers die vanuit huis werken en hun woonadres privé willen houden. Webshops die een professioneel retour- en contactadres nodig hebben. Consultants en freelancers die veel bij klanten op locatie zitten en dus geen vaste werkplek nodig hebben. En buitenlandse bedrijven die een Nederlands adres zoeken voor hun activiteiten hier.
Ook voor een bv zonder eigen pand is een virtueel kantoor vaak de praktische oplossing: de vennootschap heeft dan een net vestigingsadres, zonder dat de bestuurder zijn woonadres hoeft te gebruiken. Kort gezegd: iedereen die wel een professioneel adres wil, maar geen eigen kantoorruimte nodig heeft, kan met een virtueel kantoor uit de voeten.
Virtueel kantoor en uw KvK-inschrijving
Een veelgestelde vraag: mag u zich met een virtueel kantoor inschrijven bij de KvK? Ja, dat mag, zolang het adres een echt vestigingsadres is en u toestemming heeft van de eigenaar. Een postbus is niet toegestaan als vestigingsadres, een virtueel kantoor met de juiste toestemmingsverklaring wel. Bij de inschrijving laat u de verklaring zien en de KvK controleert of het adres klopt.
Na de inschrijving staat uw bedrijf officieel geregistreerd op het professionele adres, terwijl uw woonadres buiten het openbare Handelsregister blijft. Dat is prettig voor uw privacy: iedereen kan het Handelsregister inzien, dus een zakelijk adres voorkomt dat klanten of leveranciers zomaar bij u voor de deur staan. Meer weten over de eisen? Lees ook onze pagina over het vestigingsadres voor de KvK.
Wat kost een virtueel kantoor?
De kosten hangen af van het pakket dat u kiest. Een basisabonnement met alleen een zakelijk adres en postverwerking is er al voor een laag vast bedrag per maand. Wilt u extra diensten, zoals het digitaal aanleveren van al uw post, telefoonservice of gebruik van vergaderruimte, dan betaalt u iets meer. Let bij het vergelijken ook op de looptijd van het contract: flexibele, maandelijkse abonnementen geven u de meeste vrijheid.
Vergelijk dat eens met een eigen kantoor: daar betaalt u al snel honderden euro’s per maand, plus energie, internet, inrichting en vaak een huurcontract van meerdere jaren. Een virtueel kantoor is daardoor voor de meeste starters en kleine bedrijven veel voordeliger. Bekijk onze prijzen voor de actuele tarieven en pakketten.
Virtueel kantoor of eigen kantoorruimte?
Twijfelt u tussen een virtueel kantoor en een eigen kantoor? Kijk dan vooral naar hoe u werkt. Ontvangt u dagelijks klanten of werkt u met een team op één plek, dan is een eigen ruimte logisch. Werkt u vooral vanuit huis, online of op locatie bij klanten, dan betaalt u bij een eigen kantoor voor ruimte die u nauwelijks gebruikt.
Met een virtueel kantoor heeft u wél het professionele adres en de zakelijke uitstraling, maar niet de vaste lasten en lange huurcontracten. Heeft u af en toe toch een fysieke plek nodig, dan reserveert u gewoon een vergaderruimte per uur of dagdeel. Veel ondernemers starten daarom virtueel en stappen pas over naar een eigen ruimte als hun bedrijf dat echt nodig heeft. Zo groeien de kosten mee met uw bedrijf, in plaats van er op vooruit te lopen.
Zo kiest u de juiste aanbieder
Let bij het kiezen van een virtueel kantoor op een paar punten. Controleer of u het adres officieel mag gebruiken voor uw KvK-inschrijving, inclusief toestemmingsverklaring. Kijk hoe de postverwerking geregeld is: hoe vaak wordt post doorgestuurd of gescand, en zit dat in het tarief of betaalt u per stuk? Check ook de opzegtermijn en of u eenvoudig kunt uitbreiden met extra diensten.
Kies daarnaast een aanbieder met echte, representatieve locaties, zodat uw adres vertrouwen wekt bij klanten, leveranciers en uw bank. Wij hebben onder meer een virtueel kantoor in Den Haag, Utrecht, Groningen en een virtual office in Eindhoven. Wilt u naast uw adres ook de inschrijving van uw onderneming regelen, kijk dan bij zakelijk inschrijfadres. Zo weet u zeker dat uw bedrijf goed en betaalbaar geregeld is, nu en als u groeit.
Veelgestelde vragen
Bij Virtualoffice.nl krijgt u een inschrijfgarantie. Uit de huurovereenkomst moet blijken dat u permanent een bureau op het adres huurt. U dient niet aanwezig te zijn, echter moet u wel de mogelijkheid worden aangeboden om permanent aanwezig te kunnen zijn. Onze huurovereenkomst voldoet aan de eisen die door de Kamer van Koophandel zijn gesteld. Daarnaast wordt de mogelijkheid geboden om permanent aanwezig te zijn. Hierdoor mag u het inschrijven als bezoekadres in het Handelsregister.
Uw KVK adres zal een van de onderstaande adressen worden:
- Uw bedrijfsnaam
Nimrodstraat 13
5042 WX Tilburg - Uw bedrijfsnaam
Geurdeland 17g
6673 DR Andelst - Uw bedrijfsnaam
Meutestraat 14
5042 XK Tilburg
Ja, de volledige verwerking van uw post is standaard inbegrepen in de abonnementsprijs. U betaalt dus geen extra kosten voor het ontvangen, sorteren, digitaliseren en wekelijks digitaal doorsturen van uw poststukken. Wel zo transparant.
Na uw eerste betaling ontvangen wij een melding dat er een bestelling is geplaatst. Kort na uw bestelling ontvangt u een e-mail van ons met het verzoek om gegevens aan te leveren. Zodra de gegevens door u zijn aangeleverd, maken wij de huurovereenkomst op en sturen wij deze door naar u. Als u binnen dezelfde dag de benodigde gegevens aanlevert, zullen wij u binnen de gestelde 24 uur voorzien van een huurovereenkomst.
Om een adreswijziging door te kunnen voeren hebt u een huurovereenkomst nodig. Zodra u de huurovereenkomst van ons hebt ontvangen, kunt u via de website van KvK de wijziging doorvoeren. Hiervoor hebt u wel uw DigiD inloggegevens nodig.
Mocht u niet in de mogelijkheid zijn om de adreswijziging online door te voeren, dan kunt u gebruik maken van formulier 14 van de KvK (Wijziging ondernemings- en vestigingsgegevens).
Deze woorden worden vaak door elkaar gebruikt. Voor ons maakt het niet uit als u op zoek bent naar een Virtual Office, Virtueel Kantoor, Zakelijk Adres, Zakelijk Inschrijfadres, Vestigingsadres of Zakelijk Postadres. Met onze huurovereenkomst kunt u namelijk uw bedrijf inschrijven als postadres en als bezoekadres of vestigingsadres. Bezoekadres en vestigingsadres is het adres wat derden kunnen opvragen via het Handelsregister. Op dit adres staat uw bedrijf ingeschreven. Op het postadres ontvangt u uw post.
Een virtual office voor uw onderneming?
Een virtual office voor ondernemers die privacy, legitimiteit en gemak zoeken. Ontvang wekelijks post via de mail.
Neem contact op
"*" geeft vereiste velden aan
Welk abonnement past bij u?
Huur een KvK-erkend adres zonder verrassingen achteraf. U kiest een maand-, halfjaar- of jaarabonnement voor een vast, helder tarief exclusief btw. U betaalt geen huurborg. U betaalt geen extra kosten voor de postverwerking.