Een virtueel kantoor kost van onder de 20 tot rond de 50 euro per maand, exclusief btw, afhankelijk van de aanbieder. Het verschil zit zelden in het adres zelf, maar in wat er wel of niet bij de prijs hoort. In deze blog leest u waar het prijsverschil vandaan komt, waar u op let bij een goedkoop aanbod en hoe u twee aanbieders eerlijk naast elkaar zet.
Wat kost een virtueel kantoor gemiddeld?
Wie zoekt op een goedkoop virtueel kantoor, ziet advertenties met bedragen onder de 20 euro per maand en aanbieders die rond de 40 tot 50 euro zitten. Beide kunnen kloppen. Het laagste bedrag is vaak een instapprijs: een adres met een beperkte postservice, of een prijs die alleen geldt bij een lang contract.
Kijk daarom niet naar het bedrag op de knop, maar naar wat u per jaar betaalt voor wat u echt nodig heeft. Voor de meeste ondernemers is dat een adres dat de KvK accepteert, post die op tijd bij u komt en een contract dat u kunt opzeggen als uw situatie verandert.
Waarom is het ene virtueel kantoor goedkoper dan het andere?
Het adres is bij elke aanbieder ongeveer hetzelfde product. De prijs verschilt door de dingen eromheen:
- Postverwerking. Wordt uw post gescand en gemaild, hoe vaak, en kost dat per poststuk extra?
- Contractduur. Een lage maandprijs bij een jaarcontract is iets anders dan een lage prijs die u per maand kunt opzeggen.
- Borg en eenmalige kosten. Sommige aanbieders vragen een waarborgsom of opstartkosten bovenop de maandprijs.
- Geschikt voor de KvK. Niet elk adres is bedoeld als vestigingsadres. Voor een inschrijving moet uit de huurovereenkomst blijken dat u er een bureau huurt en er aanwezig kunt zijn.
Wilt u het adres gebruiken voor uw inschrijving, lees dan eerst hoe u uw bedrijf inschrijft bij de KvK zonder eigen adres.
Waar let u op bij een goedkoop virtueel kantoor?
Met deze tabel vergelijkt u twee aanbiedingen in een paar minuten. Vraag bij elke aanbieder dezelfde zes punten na.
| Kostenpost | Waar u op let | Bij Virtualoffice.nl |
|---|---|---|
| Maandprijs | Geldt de prijs ook bij een maandcontract, of alleen bij een jaar vooruit? | 50, 45 of 40 euro per maand excl. btw, afhankelijk van de looptijd |
| Borg | Moet u een waarborgsom betalen voordat u start? | Geen borg |
| Postverwerking | Zit scannen en doorsturen in de prijs, of betaalt u per poststuk? | Inbegrepen, post wordt elke week gescand en gemaild |
| Contractduur | Hoe lang zit u vast en wanneer kunt u opzeggen? | Maandcontract is maandelijks opzegbaar; ook half jaar of jaar mogelijk |
| KvK-inschrijving | Mag u het adres als vestigingsadres inschrijven? | Ja, met inschrijfgarantie en een huurovereenkomst die aan de KvK-eisen voldoet |
| Snelheid | Hoe snel heeft u de huurovereenkomst voor de KvK? | Binnen 24 uur als u uw gegevens dezelfde dag aanlevert |
Een aanbod dat op de maandprijs goedkoper is, kan op een van de andere vijf punten duurder uitvallen. Tel daarom alles op over een jaar.
Wat kost een virtueel kantoor bij Virtualoffice.nl?
U kiest uit drie abonnementen, alle drie met een vast tarief exclusief btw:
- Maandcontract: 50 euro per maand, maandelijks opzegbaar.
- Halfjaarcontract: 45 euro per maand.
- Jaarcontract: 40 euro per maand.
Bij elk abonnement krijgt u het vestigingsadres voor de KvK en de wekelijkse postscan. U betaalt geen borg en geen extra kosten voor de postverwerking. Heeft u drie of meer ondernemingen, dan kunt u contact opnemen voor een speciaal tarief. Alle details staan op de pagina met de prijzen van een virtueel kantoor.
Maandcontract of jaarcontract: wat is voordeliger?
Het rekenvoorbeeld is eenvoudig. Met een maandcontract betaalt u 12 x 50 = 600 euro per jaar. Met een jaarcontract is dat 12 x 40 = 480 euro. U bespaart dus 120 euro per jaar, exclusief btw.
Weet u zeker dat u het adres minstens een jaar gebruikt, dan is het jaarcontract het goedkoopst. Twijfelt u, bijvoorbeeld omdat u binnenkort een eigen bedrijfsruimte zoekt of uw bedrijf net start, dan is het maandcontract veiliger. U betaalt dan iets meer per maand, maar zit nergens aan vast. Een adres dat u moet aanhouden terwijl u het niet meer gebruikt, is uiteindelijk de duurste keuze.
Is het goedkoopste virtueel kantoor ook de beste keuze?
Niet altijd. Twee dingen kosten u meer dan een paar euro per maand verschil. Ten eerste een adres dat de KvK niet accepteert: dan moet u opnieuw zoeken en uw gegevens twee keer wijzigen. Ten tweede post die te laat komt, zoals een brief van de Belastingdienst of een aanmaning.
Wisselt u van adres, dan regelt u dat online met DigiD. Hoe dat gaat, leest u op de pagina over uw KvK-adres wijzigen. Wilt u alleen een adres voor uw post en website, kijk dan ook naar een virtueel adres.
Veelgestelde vragen over de kosten van een virtueel kantoor
Wat is het goedkoopste zakelijke adres?
Het goedkoopste adres is het adres met de laagste totaalprijs per jaar voor wat u nodig heeft. Een lage maandprijs met extra kosten voor postverwerking of een lange looptijd kan duurder uitvallen dan een hoger, maar compleet tarief. Tel maandprijs, eenmalige kosten en postkosten bij elkaar op.
Is een virtueel kantoor legaal?
Ja. Een virtueel kantoor is een huurcontract voor een zakelijk adres. De KvK accepteert het als vestigingsadres als uit de huurovereenkomst blijkt dat u er een bureau huurt en er aanwezig kunt zijn. De huurovereenkomst van Virtualoffice.nl voldoet aan die eisen.
Zitten er extra kosten aan de postverwerking?
Bij Virtualoffice.nl niet. Het ontvangen, sorteren, scannen en wekelijks digitaal doorsturen van uw post zit standaard in de abonnementsprijs.
Hoe werkt een virtueel kantoor?
U huurt een zakelijk adres in Tilburg of Andelst en gebruikt dat voor de KvK, uw website en uw facturen. Uw post komt op dat adres binnen. Die wordt elke week gescand en naar u gemaild. U werkt zelf gewoon thuis, bij klanten of onderweg.
Moet ik een borg betalen?
Nee. Bij Virtualoffice.nl betaalt u geen waarborgsom. U betaalt alleen het maandtarief van het abonnement dat u kiest.
Wilt u weten wat een virtueel kantoor u per jaar kost?
Bekijk de abonnementen en kies de looptijd die bij u past. U regelt het volledig online in een paar minuten.
