Werkt u als zzp’er vanuit huis, dan staat uw woonadres vaak in het Handelsregister en op uw facturen. Een virtueel kantoor geeft u een vast zakelijk adres voor de KvK, uw website en uw post, zonder dat u een kantoor huurt. Of dat de moeite waard is, hangt af van hoe u werkt. In deze blog leest u wanneer het slim is, wanneer niet, en wat het kost.
Wat is een virtueel kantoor voor een zzp’er?
Een virtueel kantoor is een zakelijk adres dat u huurt, met postverwerking erbij. U werkt gewoon thuis, bij klanten of onderweg. Het adres gebruikt u voor uw inschrijving bij de KvK, op uw website, op offertes en op facturen.
Bij Virtualoffice.nl krijgt u een adres in Tilburg of Andelst. Uw post komt daar binnen. Wij scannen die elke week en sturen hem digitaal naar u door. Met de huurovereenkomst schrijft u het adres in als vestigingsadres en als postadres. U hoeft er zelf niet aanwezig te zijn, maar u heeft wel de mogelijkheid om er een bureau te gebruiken. Dat is precies wat de KvK vraagt.
Wanneer is een virtueel kantoor slim voor zzp’ers?
Voor veel zzp’ers is het vooral een kwestie van privacy. Staat uw bedrijf op uw woonadres ingeschreven, dan kan iedereen dat adres opvragen via een uittreksel van het Handelsregister. Met een apart zakelijk adres houdt u uw huisadres voor uzelf.
Een virtueel kantoor is ook handig in deze situaties:
- U woont in een huurwoning of appartement waar u geen bedrijf mag inschrijven.
- U verhuist binnenkort en wilt niet steeds uw KvK-gegevens, website en facturen aanpassen.
- U werkt veel bij klanten op locatie of reist veel, en wilt dat uw post op één vast punt binnenkomt.
- U wilt geen klanten of leveranciers aan uw voordeur, en uw huis niet als bedrijf op Google Maps.
Begint u net, dan kunt u ook meteen op het zakelijke adres inschrijven. Lees daarvoor hoe u zich bij de KvK inschrijft zonder eigen adres.
Wanneer heeft u het niet nodig?
Een virtueel kantoor is geen werkplek. Heeft u elke dag een bureau buiten de deur nodig, of ontvangt u vaak klanten, dan past een flexplek of een eigen kantoor beter. Ook als het u niet uitmaakt dat uw woonadres openbaar is en u nooit verhuist, levert een zakelijk adres u weinig op. Kies dus op basis van wat u echt mist: een adres, of een plek om te werken.
Thuisadres, virtueel kantoor, flexplek of eigen kantoor?
De tabel zet de vier opties voor een zzp’er naast elkaar.
| Onderdeel | Thuisadres | Virtueel kantoor | Flexplek | Eigen kantoor |
|---|---|---|---|---|
| Woonadres afgeschermd | Nee | Ja | Alleen als u er mag inschrijven | Ja |
| Inschrijving bij de KvK | Ja, als de woning dat toestaat | Ja, met huurovereenkomst | Hangt af van het contract | Ja |
| Eigen werkplek | Thuis | Thuis of onderweg | Ja, op een gedeelde plek | Ja |
| Postverwerking | Zelf | Wekelijks gescand en gemaild | Verschilt per aanbieder | Zelf |
| Kosten per maand | Geen extra kosten | 40 tot 50 euro excl. btw | Verschilt per aanbieder | Huur plus inrichting en energie |
| Vastzitten aan een contract | Nee | Maandelijks opzegbaar mogelijk | Verschilt per aanbieder | Vaak een langer huurcontract |
Voor de meeste zzp’ers die thuis of bij klanten werken, is het virtueel kantoor de goedkoopste manier om het woonadres buiten het Handelsregister te houden. Meer over de diensten leest u op onze pagina over een virtueel kantoor huren.
Wat kost een virtueel kantoor voor zzp’ers?
Bij Virtualoffice.nl betaalt u een vast bedrag per maand, exclusief btw. Bij een maandcontract is dat 50 euro, maandelijks opzegbaar. Kiest u voor een half jaar, dan betaalt u 45 euro per maand. Met een jaarcontract betaalt u 40 euro per maand.
Bij elk abonnement hoort het vestigingsadres voor de KvK en de wekelijkse postscan. U betaalt geen borg en geen extra kosten voor de postverwerking. Alle details staan op de pagina met de tarieven. Wilt u eerst prijzen van virtuele kantoren vergelijken? Dan ziet u waar de verschillen zitten.
Zo regelt u het in drie stappen
Stap 1: u kiest een adres en een abonnement en rondt de bestelling online af. Dat duurt een paar minuten.
Stap 2: u levert uw gegevens aan. Doet u dat op dezelfde dag, dan ontvangt u binnen 24 uur de huurovereenkomst.
Stap 3: u geeft het nieuwe adres door aan de KvK. Bent u al ingeschreven, dan doet u dat online met DigiD of met formulier 14 van de KvK. Hoe dat precies gaat, leest u op onze pagina over uw KvK-adres wijzigen. Vergeet daarna uw website, facturen en e-mailhandtekening niet.
Veelgestelde vragen over een virtueel kantoor voor zzp
Is een virtueel kantoor legaal?
Ja. Een virtueel kantoor is een gewoon huurcontract voor een zakelijk adres. De KvK accepteert het als vestigingsadres als uit de huurovereenkomst blijkt dat u er een bureau huurt en er aanwezig kunt zijn. Onze huurovereenkomst voldoet aan die eisen.
Kan ik mijn eenmanszaak inschrijven op een virtueel kantoor?
Ja. Ook een eenmanszaak kunt u inschrijven op het adres van een virtueel kantoor. Uw bedrijf staat dan op het zakelijke adres in het Handelsregister in plaats van op uw woonadres. Lees meer over een vestigingsadres voor uw eenmanszaak.
Moet ik op het adres aanwezig zijn?
Nee. U hoeft niet op het adres te werken. U moet wel de mogelijkheid hebben om er aanwezig te zijn, en die mogelijkheid zit in de huurovereenkomst.
Hoe krijg ik mijn post als ik nooit op het adres kom?
Uw post komt binnen op het zakelijke adres. Wij ontvangen en sorteren die, scannen hem elke week en mailen hem naar u. Dat zit in de prijs van het abonnement.
Wat als ik later toch een eigen kantoor neem?
Dan geeft u het nieuwe adres door aan de KvK en zegt u het abonnement op. Met een maandcontract zit u nergens lang aan vast.
Wilt u uw woonadres uit het Handelsregister halen?
Regel als zzp’er een vast zakelijk adres met postverwerking, volledig online.
